Pengantar
Bisnis Informatika
SDM dan organisasi
Kelas : 4IA15
|
Nama Anggota Kelompok :
1. Ayu
Amizah
2.
Devie Eviani
3.
Lina Rosdiana
4.
Muhammad Yusuf
|
Fakultas
Teknologi Industri
Universitas
Gunadarma
Depok
2014
I. Organisasi
Organisasi
adalah susunan dan aturan dari berbagai bagian
(orang dsb) sehingga merupakan kesatuan yang teratur. (W.J.S. Poerwadarminta,
Kamus Umum Bahasa Indonesia).
Contoh
sederhana organisasi :
Seorang
pembuat kue mempekerjakan orang lain untuk membantu usahanya dan kemudian membagi
tugas kepada masing-masing orang. Setiap orang memberikan laporan pekerjaannya
kepada orang tertentu yang ditunjuk disebut pengorganisasian (organizing).
Kemudian perusahaan juga memerlukan struktur organisasi, pola organisasi yang
meliputi pembagian posisi dalam organisasi dan hubungan di antara posisi-posisi
tersebut.
Diagram
organisasi ialah diagram yang menggambarkan posisi dan hubungan dalam sebuah
organisasi, mengungkapkan struktur organisasi suatu perusahaan. Contoh bagan
organisasi yang tampak dalam gambar di bawah ini :
Bentuk Struktur
Organisasi
1)
Fungsional
2)
Divisional
3)
Matriks
4)
Tim
5)
Jaringan
1)
Fungsional
Kedudukan yang menunjukkan tugas,
tanggung jawab, wewenang dan hak seorang pegawai dalam suatu satuan organisasi
yang dalam pelaksanaan tugasnya didasarkan pada keahlian atau keterampilan
tertentu serta bersifat mandiri.
Keunggulan
Fungsional
Ø Penggunaan
sumberdaya yang efisien, skala ekonomis
Ø Spesialisasi
keterampilan yang mendalam dan pengembangan
Ø Kemajuan
karier dalam departemen fungsional
Ø Panduan
dan pengendalian dari manajemen Puncak
Ø Koordinasi
yang luar biasa dalam fungsi-fungsi
Ø Pemecahan
masalah teknikal yang berkualitas
Kelemahan
Fungsional
Ø Komunikasi
lintas departemen fungsional yang buruk
Ø Tanggapan
lambat yang diberikan pada perubahan lingkungan, ketinggalan inovasi
Ø Keputusan
terkonsentrasi pada hirarki puncak, menciptakan penundaan
Ø Tanggung
jawab bagi masalah yang muncul sulit ditunjukkan secara tepat
Ø Pandangan
terbatas mengenai sasaran organisasi dari pada karyawan
Ø Pelatihan
manajemen umum yang terbatas bagi karyawan
2) Divisional
Departemen dikelompokkan berdasarkan
keluaran yang sama dalam suatu organisasi berupa barang, program atau jasa pada
suatu pelanggan. Divisional dapat disebut juga sebagai struktur produk,
struktur program atau struktur unit mandiri.
Keunggulan
Divisional
Ø Cepat
tanggap, fleksibilitas pada lingkungan yang tidak stabil
Ø Memperhatikan
kebutuhan konsumen. Koordinasi yang luar biasa lintas departemen fungsional
Ø Pembebanan
tanggung jawab yang jelas bagi permasalahan produk
Ø Penekanan
terhadap keseluruhan produk dan tujuan divisional
Ø Pengembangan
keterampilan manajemen umum
Kelemahan
Divisional
Ø Duplikasi
sumberdaya lintas divisi
Ø Kurang
pendalaman teknis dan spesialisasi dalam divisi-divisi
Ø Koordinasi
yang buruk lintas divisi
Ø Kurangnya
kendali sumberdaya menajemen puncak
Ø Kompetesi
untuk sumberdaya perusahaan
3) Matriks
Organisasi yang menggunakan rantai
perintah fungsional dan divisional secara serentak dalam bagian yang sama pada
suatu organisasi. Terdapat dua rantai komando yaitu pegawai dan dua bos dimana
pegawai yang dibawahi oleh dua supervisor sekaligus serta harus menyelesaikan
tuntutan-tuntutan yang bertentangan dari bos-bos matriksnya.
Keunggulan
Matriks
Ø Penggunaan
sumberdaya yang lebih efisien dibandingkan pada hirarki tunggal
Ø Fleksibilitas
dan adaptabilitas terhadap lingkungan yang terus berubah
Ø Pengembangan
keterampilan manajemen umum dan spesialis
Ø Kerja
sama interdisiplin, ketersediaan ahli untuk seluruh divisi
Ø Pelebaran
tugas-tugas bagi para karyawan
Kelemahan
Matriks
Ø Frustasi
dan kebingungan dari rantai komando ganda
Ø Konflik
tinggi antara dua sisi matriks
Ø Banyak
pertemuan, lebih banyak diskusi daripada tindakan
Ø Membutuhkan
pelatihan hubungan manusia
Ø Dominasi
kekuatan oleh salah satu sisi matriks
4) Tim
Organisasi membentuk serangkaian tim
untuk menyelesaikan tugas-tugas khusus dan untuk mengkoordinasikan
departemen-departemen utama. Tim dapat memberikan cara bagi manager untuk
mendelegasikan wewenang dan memberikan tanggung jawab pada pekerja tingkat yang
lebih bawah serta menjadi lebih fleksibel dan responsive dalam lingkungan
global yang penuh persaingan.
Keunggulan
Tim:
Ø Punya
beberapa keunggulan struktur fungsional
Ø Mengurangi
hambatan antar departemen, meningkatkan kompromi
Ø Mengurangi
waktu untuk merespon, keputusan lebih cepat diambil
Ø Moril
yang lebih baik, antusiasme dari keterlibatan karyawan
Ø Mengurangi
biaya overhead administrasi rutin
Kelemahan
Tim
Ø Loyalitas
ganda dan konflik
Ø Waktu
dan sumberdaya lebih banyak untuk pertemuan
Ø Desentralisasi
tidak terencana
5) Jaringan
Organisasi menjadi suatu pusat yang
kecil, terhubung secara elektronis dengan organisasi lainnya yang melakukan
fungsi-fungsi vital. Departemen bersifat independen dan melayani kontrak dengan
sentral untuk mendapatkan keuntungan.
Keunggulan
Jaringan :
Ø Daya
saing global
Ø Fleksibilitas
tenaga kerja / tantangan
Ø Mengurangi
biaya administrative
Ø Daya
saing global
Ø Fleksibilitas
tenaga kerja / tantangan
Ø Mengurangi
biaya administrative
Kelemahan
Jaringan
Ø Tidak
ada pengendalian langsung
Ø Dapat
kehilangan bagian organisasi
Ø Lemahnya
loyalitas karyawan
I.
Deskripsi dan Spesifikasi
Tugas/Jabatan
Sebuah
deskripsi jabatan merupakan satu pernyataan tertulis tentang apa yang sesungguhnya
dilakukan pemegang jabatan, bagaimana dia melakukannya, dan dalam kondisi
apakah pekerjaan itu dijalankan. Deskripsi jabatan bukan sekedar menjelaskan
tentang suatu jabatan, akan tetapi juga menjelaskan lebih lanjut tentang
tugas-tugasnya, tanggung jawabnya, wewenang dan sebagainya. Dengan demikian,
diharapkan setiap karyawan/pegawai yang memangku jabatan tersebut akan memahami
batas-batas antara lain dari tugas-tugas, tanggung jawab serta wewenangnya. Hal
ini tentu untuk menghindari terjadinya overlapping antara jabatan yang satu
dengan jabatan yang lainnya.
Agar
deskripsi jabatan yang dibuat dapat merupakan landasan atau pedoman pelaksanaan
tugas secara efektif dan efisien, maka deskripsi jabatan yang dibuat haruslah
sedemikian rupa sehingga tidak terjadi penetapan tugas-tugas antara jabatan yang
satu dengan jabatan yang lain dapat menimbulkan kesimpangsiuran atau overlapping.
Oleh karena itu, maka penyusunan deskripsi jabatan untuk suatu jabatan tertentu
tidak lepas dari format standar yang harus dipenuhi. Walaupun tidak terdapat
format standar yang baku dan berlaku untuk semua organisasi, namun secara umum
deskripsi jabatan memuat hal-hal sebagai berikut :
a.
Identifikasi
jabatan
Bagian
identifikasi jabatan memuat informasi-informasi tentang nama jabatan, kode jabatan,
tanggal analisis, penyusun, dan dalam departemen apa.
b.
Ringkasan
jabatan
Ringkasan
jabatan hendaknya menggambarkan sifat umum dari jabatan, yaitu berupa fungsi
dan kegiatan utamanya.
c.
Hubungan,
tanggung jawab dan kewajiban
Bagian
ini memperlihatkan hubungan pemegang jabatan dengan pihak atau bagian lain,
baik di dalam organisasi maupun luar organisasi. Batas-batas tanggung jawab serta
kewajiban utama jabatan itu juga perlu dijelaskan.
d.
Wewenang
dari pemegang jabatan
Bagian
ini menentukan batas-batas wewenag pemegang jabatan, termasuk wewenang
pengambilan keputusannya dan batas-batas penganggarannya.
e.
Standar
kinerja
Bagian
ini menetapkan standar-standar yang diharapkan bisa dicapai oleh karywan pada
masing-masing tugas dan tanggung jawab dari deskripsi jabatan.
f.
Kondisi
kerja
Deskripsi
jabatan juga akan merangkum kondisi kerja umum yang tercakup pada jabatan.
Misalnya, masalah kebisingan, kondisi bahaya, dan suhu udara dalam ruang
pekerjaan.
Spesifikasi
jabatan (job specification)
menunjukkan siapa yang melakukan pekerjaan itu dan faktor-faktor manusia yang
diisyaratkan (Handoko : 1996). Di dalam spesifikasi jabatan ditentukan
kemampuan dan bakat dasar yang harus dimiliki untuk menjalankan pekerjaan. Pada
umumnya spesifikasi jabatan memuat ringkasan pekerjaan yang jelas yang diikuti
oleh kualifikasi definitive yang dibutuhkan dari calon yang memangku jabatan
itu. Misalnya, tingkat pendidikan, keadaan fisik, pengetahuan dan kecakapan, status,
jenis kelamin, umur, pengalaman, dan karakter.
A. Sistem Penggajian
1. Struktur Organisasi
Struktur
adalah cara sesuatu disusun atau dibangun. Organisasi adalah suatu wadah berkumpulnya
minimal dua orang untuk mencapai sebuah tujuan.. Jadi,Struktur Organisasi adalah
Suatu susunan dan hubungan antara tiap bagian secara posisi yang ada pada
perusahaaan dalam menjalin kegiatan operasional untuk mencapai tujuan.
2. Sistem Penggajian
Masalah
Gaji/Pendapatan/Imbalan Kerja bagi Karyawan merupakan hal yang sensitif dan berpengaruh
langsung pada produktivitas kerja individu. Bagi Perusahaan, sistem gaji yang
telah ada bukan semata-mata hanya untuk memenuhi Peraturan Pemerintah dalam
kaitannya dengan Upah Minimum Regional (UMR), tetapi yang lebih penting lagi
yaitu untuk menciptakan “keseimbangan/ fairnesses” antara apa yang diberikan
Karyawan pada Perusahaan diimbangi oleh apa yang diberikan Perusahaan untuk Karyawannya.
Hal ini tampaknya sederhana, tetapi dalam prakteknya sangatlah sulit, terlebih
lagi bila Perusahaan belum memiliki Sistem Gaji yang mengacu pada “obyektivitas”
beban kerja (work load) bagi para karyawannya. Apabila Perusahaan telah
memiliki Sistem Gaji melalui pendekatan metode tertentu yang bersifat kwantitatif,
akan sangat membantu bagi peyelenggaraan pemeliharaan SDM.
Sistem
Gaji dengan pendekatan “kwantitatif” pada umumnya akan lebih mudah diterima dan
difahami bagi setiap pekerjaan memiliki nilai/skor sebagai hasil
pembobotan. Skor tersebut akan mencerminkan beban kerja bagi individu
yang memangku pekerjaan tersebut.
Manfaat Sistem
Penggajian
Manfaat
Umum: Kemanfaatan sistem penggajian pada umumnya merupakan gabungan antara Tujuan
Manajemen Perusahaan dan harapan para Karyawan seperti antara lain :
·
Sebagai
daya tarik bagi tenaga kerja yang diperlukan oleh Perusahaan.
·
Memelihara
keberadaan Karyawan untuk tetap bergabung dengan Perusahaan.
·
Merupakan
“imbalan/kompensasi” yang setimpal atas prestasi yang telah diberikan Karyawan.
·
Mencerminkan
adanya keadilan yang mendasari perhitungan pembayaran imbalan untuk setiap
pekerjaan sesuai dengan perbedaan masing-masing kontribusinya pada Perusahaan.
·
Tidak
bertentangan dengan peraturan Pemerintah.
·
Tidak
melebihi kemampuan keuangan Perusahaan, tetapi juga cukup atraktif bagi perusahaan
sejenis.
Manfaat
Khusus : Dengan sistem penggajian yang mendasarkan diri pada “beban kerja”
(work load) dan dilakukan pembobotan secara kwantitatif, maka akan diperoleh
manfaat antara lain :
·
Terukur
bagi setiap pekerjaan; karena masing-masing memiliki nilai/skor yang ditentukan
atau disepakati secara bersama-sama.
·
Mudah
dilakukan penyesuaian terhadap keadaan/perkembangan ekonomi terutama atas terjadinya
laju inflasi tahunan.
·
Fair
: karena sebanding dengan karya individu yang disumbangkan untuk tempat kerjanya.
3. Proses rekruitmen
Rekruitmen
(penarikan) adalah proses mendapatkan sejumlah calon tenaga kerja yang kualifaid
untuk jabatan/pekerjaan utama di lingkungan suatu organisasi atau perusahaan (Nawawi,2000:167).
Berdasarkan pengertian tersebut bearti rukrutmen merupakan langkah pertama
dalam rangka menerima seseorang dalam proses pengupahan. Proses rekrutmen meliputi beberapa
poin penting, yaitu:
1. Penyusunan
strategi untuk merekrut
Di
dalam penyusunan strategi ini, departemen sumber daya manusia bertanggung jawab
didalam menentukan kualifikasi-kualifikasi pekerjaan, bagaimana karyawan akan
direkrut, di mana, dan kapan.
2. Pencarian
pelamar-pelamar kerja
Setelah rencana dan strategi perekrutan
disusun, aktivitas perekrutan sesungguhnya bisa berlangsung,
melalui sumber-sumber perekrutan yang ada. Banyak atau sedikitnya pelamar dipengaruhi
oleh usaha dari pihak perekrut di dalam menginformasikan lowongan, salah
satunya
adanya ikatan
kerjasama yang baik antara perusahaan dengan sumber-sumber perekrutan external
seperti sekolah, universitas.
3. Penyisihan pelamar-pelamar yang
tidak cocok / penyaringan
Setelah
lamaran-lamaran diterima, haruslah disaring guna menyisihkan individu yang
tidak memenuhi syarat berdasarkan kualifikasi-kualifikasi pekerjaan. Di dalam
proses ini memerlukan perhatian besar khususnya untuk membendung diskualifikasi
karena alasan yang tidak tepat, sehingga di dalam proses ini dibutuhkan
kecermatan dari pihak penyaring.
4. Pembuatan kumpulan pelamar
Kelompok pelamar (applicant pool) terdiri atas individu-individu yang
telah sesuai dengan kriteria yang telah ditetapkan oleh perekrut dan merupakan
kandidat yang layak untuk posisi yang dibutuhkan.
DAFTAR PUSTAKA
Tidak ada komentar:
Posting Komentar